Gestión de cambio, vigilancia estratégica y transformación digital

Los efectos económicos de la Pandemia

En enero 2020 inició el brote COVID-2019 convirtiéndose en pocos días en epidemia y en semanas en pandemia, lo cual obligó al mundo a parar sus actividades económicas y sociales para confinarse en su hogar por periodos prolongados entre 50-75 días, y después tratar de reactivar sus actividades exclusivamente económicas, pues las sociales aún se encuentran postergadas. La pandemia colapsó los sistemas de salud de los diferentes países y detuvo las actividades económicas. Existen 6.85 millones de contagiados y 400 mil muertes registradas a mayo 2020 (OPS, 2020). La Organización Internacional del Trabajo manifiesta que a nivel global se perderán alrededor de 2 mil millones de plazas de trabajo; la pandemia tiene un efecto negativo en la recaudación fiscal, y en la generación de ingresos de las empresas que influye en la economía ecuatoriana.  El Banco Mundial pronostica un deterioro del PBI de – 6 puntos en Ecuador, el cual podría ser recuperado en el próximo quinquenio con medidas efectivas.

Para superar esta brecha, el apoyo a los empleos y las empresas deberá basarse en un enfoque dual. Una primera vía debe orientarse a empleadores o exportadores, o aquellos sectores como la logística y los servicios públicos que permiten el desarrollo de otras actividades económicas (OCDE, 2020) además, se debe prestar la debida atención a aquellas empresas que emplean una mayor proporción de mujeres y grupos socialmente desfavorecidos (Banco Mundial, 2020).

La gestión del cambio empresarial

Gestionar el cambio empresarial tiene como punto de partida la sensibilización del talento humano para la consolidación de la cultura organizacional, continúa con el diagnóstico de la situación actual tomando plena conciencia de las debilidades y amenazas y proyectando sus fortalezas y oportunidades; a fin de alcanzar la construcción conjunta del cambio con una visión creativa que demanda del conocimiento interno y de la gestión de la vigilancia estratégica reconociendo además de las innovaciones de productos y servicios que pueden ser adaptadas al entorno empresarial, las nuevas tecnologías y los procesos de transformación digital.

Metodología para la gestión del cambio

Las teorías organizacionales clásicas, se han visto limitadas al no visualizar con mayor énfasis la estructura mental de la organización, transformándose en un problema pues al no lograr cambios en la estructura o visión organizacional, no podremos generar cambios significativos en los procesos.

La globalización, los sistemas de información, las consolidaciones (alianzas estratégicas, fusiones, entre otros), y las problemáticas del entorno; han forzado a las empresas a evolucionar permanentemente demostrándonos que no son las empresas grandes las que se comen a las chicas, sino las rápidas las que se comen a las lentas.

Es usual sentirse incómodo e intimidado por el reto ya sea para llevar adelante un pequeño cambio en los procesos o si se requiere realizar un gran cambio en el sistema organizativo, pues se sabe  que el cambio es necesario, pero se desconoce cómo hacer que suceda.

Algunas de las herramientas utilizadas por la gestión del cambio son: –   Diagnostico situacional, –  Planificación estratégica y Balance Score Card, –  Gestión con enfoque de procesos, –  Creación de cultura de la calidad, –  Implementación de la mentalidad de riesgo, –  Implementación de estándares internacionales ( 9001, 37001, BPM, BPA; HACCP, 22001, API, entre otras ), – Implementación de herramientas de mejoramiento continuo, – Liderazgo corporativo, –  Auditorias de gestión, – Vigilancia estratégica.

Nuestra experiencia nos ha permitido desarrollar una estructura metodológica que logra asegurar el logro de un cambio exitoso.

Paso inicial: Diagnóstico Situacional

Cada organización y cada grupo de personas es diferente, por ello es importante identificar varios aspectos relacionados a las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, en conjunto, incluyendo el monitoreo de vigilancia estratégica que realizará el equipo asesor.

Paso 1: Crear sentido de urgencia

Para que ocurra el cambio, es importante que exista conciencia y que toda la empresa realmente lo desee o se cree la necesidad. Para ello se debe desarrollar un sentido de urgencia alrededor de la necesidad de cambio. Esto ayudará a despertar la motivación inicial para lograr un movimiento y romper la inercia.

En esta etapa, se identifican los líderes del cambio, además de una coalición o equipo de personas influyentes cuyo poder proviene de una variedad de fuentes, incluyendo los puestos que ocupan, status, experiencia, importancia y credibilidad.

Paso 2: Formar un Equipo de Alto Rendimiento EAR

Una vez formada, la “coalición” se consolidará un solo equipo EAR entre el grupo de líderes organizacionales y el equipo asesor, que permita la continua construcción de la urgencia y del impulso en torno a la necesidad del cambio.

Paso 3: Crear una visión para el cambio

Al construir el cambio, probablemente habrá muchas grandes ideas y soluciones dando vueltas. El equipo EAR integrará estas acciones con una visión general que los clientes internos y externos puedan entender y recordar fácilmente. Cuando el cliente interno y externo ve por sí mismo lo que se está tratando de lograr, las directivas que le son dadas cobran más sentido.

En este proceso es imprescindible la vigilancia estratégica o inteligencia competitiva que permita lograr la innovación de productos y servicios o los procesos de transformación digital requeridos.

Paso 4: Comunicar la visión

Lo que se ejecuta con la visión después de crearla determina su éxito. El mensaje debe comunicarse frecuentemente y con fuerza, e incluirse dentro de todo lo que se haga.
También es importante “liderar con el ejemplo”. Por lo que el equipo EAR será sensibilizado en este comportamiento.

Los procesos y herramienta de comunicación serán evaluados por el equipo asesor y el equipo EAR a fin de garantizar el conocimiento y difusión.

Paso 5: Acompañar en la ejecución de los triunfos a corto plazo

Nada motiva más que el éxito. La empresa requiere el sabor de la victoria en una fase temprana del proceso de cambio. Dentro de un breve período de tiempo (que podría ser un mes, trimestre, semestre, dependiendo del cambio), el equipo de asesoría acompañará a la organización en el logro de resultados palpables de cambio.

Paso 6: Construcción sobre el cambio

El cambio real sucede muy profundamente. Las victorias tempranas son sólo el comienzo de lo que se necesita hacer para lograr los cambios a largo plazo. Cada victoria proporciona una oportunidad para construir sobre las lecciones aprendidas para lo cual se requiere de una evaluación continua.

Paso 7: Anclar el cambio en la cultura de la empresa

Por último, para lograr que cualquier cambio pegue, éste debe formar parte del núcleo de la organización. La cultura empresarial a menudo determina qué hacer, en este sentido los valores detrás de su visión deben mostrarse en el día a día, además de asegurar la continuación del proceso haciendo un relevamiento del equipo EAR, consolidando las estrategias, entre otros.

 Algunas estrategias de gestión del cambio empresarial en procesos de Pandemia

La gestión del cambio empresarial es imprescindible a fin de lograr la reactivación económica algunas de las estrategias que están siendo consideradas por las pequeñas, medianas y grandes empresas del país son las siguientes:

  • Defender al máximo la liquidez. – el flujo de efectivo positivo es imprescindible para la gestión empresarial, la liquidez permite a los empresarios crear nuevos productos y servicios a fin de atraer clientes que le permitan permanecer en el mercado, pagar a sus clientes internos y proveedores, honrar deudas en el largo plazo, aumentar su patrimonio. Entre las estrategias se encuentran lograr los mecanismos de refinanciamiento a bajos intereses, la titularización como herramienta de financiación proporcionando liquidez a los activos y emitiendo valores negociables en el mercado de capitales.

  • Mejoramiento de la productividad. – el análisis de los procesos productivos es imprescindible para la disminución de costos por la mala calidad. A través de investigaciones académicas se han logrado software especializados para la medición y optimización de procesos, esto constituye una gran ventaja al momento de competir en el mercado, que en colaboración con una cultura de calidad mejoran la posición de la empresa o grupo de empresas en el mercado nacional e internacional.

  • Gestión de riesgos. – la gestión de riesgos empresarial permite enfrentar a las incertidumbres, riesgos y oportunidades con el fin de mejorar la capacidad de generar valor, incluye la generación e implementación de planes de gestión de riesgos y protocolos de bioseguridad efectivos.

  • Economía colaborativa. – busca el crecimiento económico a la vez que impulsa el bienestar de todos incluyendo la sostenibilidad ambiental.  Los procesos de pandemia han dejado palpable la necesidad de acercar cada vez mas las cadenas de suministros (lo que se está nombrando como glocalización). Además, la búsqueda de nuevas alternativas de proporcionar productos, servicios y disminuir costos implementando nuevas unidades de medidas no necesariamente económicas, como por ejemplo la valoración del tiempo evidenciada en los Bancos del Tiempo.

Rol de las tecnologías de información y comunicación en la gestión del cambio

Se expresa que la pandemia ha acelerado la implementación de tecnologías que estuvieron programadas ser ejecutadas en los próximos diez años, como son las herramientas de teletrabajo y de e-commerce, herramientas que dejan de ser estacionarias y que seguramente serán parte de la gestión empresarial, por lo cual es necesario el conocer a detalle su manejo y aprovechamiento.

A través de plataformas de software y elaboración de informes de vigilancia estratégica se concentra y analiza información de internet, redes sociales, fuentes secundarias, big data e inteligencia artificial, se ejecuta el análisis de competidores, investigadores, patentes para su reproducción que aceleren innovaciones de productos y servicios, tendencias tecnológicas y de mercado.

Además, nos permiten acelerar el conocimiento de la demanda, disminuir los costos de comercialización y difusión a través del manejo efectivo de redes sociales, marketing on-line, generando la transformación digital que incluye el uso de ERP, portales de servicios, comercio electrónico, entre otros.

Derechos de autor: Quishpe-Samaniego, María (2020), Doctorado en Gestión Tecnológica, maria.quishpe@epn.edu.ec

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